Czy pracodawca zapłaci podatek od korzystania przez pracownika z laptopa służbowego/telefonu komórkowego?

porady_prawne_szczecin_adwokat_prawo_podatkowe_regulamin_pracy_regulamin_wynagradzania_prawo_pracy_prawo_rodzinne_dział_spadku

Odpowiedź – to zależy. Można bowiem wyróżnić trzy odmienne sposoby korzystania z w/w i każdy z nich może być odmiennie opodatkowany, przy tym duże znaczenie ma sposób opisania wymienionego w regulaminie wynagradzania, lub też odrębnym regulaminie przyjętym w tym zakresie przez pracodawcę…

Odmienne skutki podatkowe mają następujące sytuacje:

A. Korzystanie przez pracownika z telefonu, laptopa pracodawcy wyłącznie do celów służbowych.

Urządzenia przekazane przez pracodawcę pracownikowi do wykonywania pracy pozostają nadal własnością pracodawcy (ew. gdy rzecz jest w leasingu, wynajmie to prawa te nadal przysługują pracodawcy), pracownik zaś obowiązany jest do dbałości o mienie pracodawcy, a brak dbałości o owe mienie może skończyć się nawet rozwiązaniem dyscyplinarnym umowy. Przy tym zasadą jest, że mienie pracodawcy może być wykorzystywane wyłącznie do celów służbowych, choć doznaje ona wyjątków o czym pisałem między innymi tu.

W powyższym przypadku pracownik nie uzyskuje żadnego świadczenia, w konsekwencji powyższa sytuacja nie skutkuje powstaniem obowiązku zapłaty podatku.

Nie jest to jednak kwestia w pełni jednoznaczna przy niektórych świadczeniach, gdyż czasami US uznaje, że świadczenie na rzecz pracownika nie jest związane z wykonywaniem pracy. Trochę więcej odnośnie kosztów zakwaterowania/telefonu/internetu dla pracownika w moim poście.

Kwestia ta jak się wydaje dość prosta i jednoznaczna spotykała się czasami ze ,,specyficznymi rozstrzygnięciami” Sądów Administracyjnych np. w Wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 6 grudnia 2012 r. II FSK 709/11 wskazano, że ,, koszty, jakie spółka ponosi w związku z eksploatacją środków majątkowych udostępnionych zleceniobiorcom, tj. samochodów, komputerów i telefonów – stanowią przychody w rozumieniu art. 13 pkt 9 ustawy, a ich wielkość wpływa na kształt podstawy opodatkowania osoby zarządzającej spółką. opubl. POP 2013/2/32.”

Dla równowagi można wskazać np. korzystną interpretację Izby Skarbowej w Poznaniu w z 13 listopada 2013 r. (ILPB1/415-917/ 13-5/AMN) zgodnie z którą składniki majątku firmy pozostawione do dyspozycji menadżera (np. samochodu, laptopa, telefonu komórkowego) nie mogą generować po jego stronie przychodu podlegającego opodatkowaniu jeśli wykorzystywane są jedynie w celu realizacji kontraktu

B. Korzystanie przez pracownika z telefonu, laptopa pracodawcy do celów osobistych.

W przypadku korzystania z w/w narzędzi dla celów prywatnych pracownika, pracowników uzyskuje nieodpłatne świadczenie od pracodawcy, które podlega opodatkowaniu. Wartość świadczenia w takim przypadku wylicza się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami, tego samego rodzaju lub gatunku. I także, w tym zakresie pojawiają się kwestie sporne, gdyż niewątpliwie zarówno US jak i podatnik mają odmienne cele przy ustalaniu wysokości przedmiotowego świadczenia.

 

C. Korzystanie przez pracownika z własnego telefonu oraz laptopa, do celów służbowych pracodawcy w zamian za ekwiwalent.

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z podatku dochodowego zwolnienie są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność (art. 21 ust. 1 pkt 13 updof).

Jednakże by świadczenia były zwolnione muszą spełniać łącznie następujące przesłanki:

  • Wypłata musi następować w związku z używaniem przez pracownika rzeczy przy wykonywaniu pracy
  • Telefon/laptop muszą stanowić własność pracownika,
  • Wysokość ekwiwalentu pienieżnego wypłaconego pracownikowi za korzystanie z jego rzeczy ustalono w wysokości odpowiadającej utracie wartości rzeczych używanych dla celów pracodawcy.

 

Warto wskazać na konieczność rozróżnienia ,,ekwiwalentu” od ,,ryczałtu”, gdyż określona stała kwota ryczałtu, może nie zawsze uwzględniać faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków. Innymi słowy sposób sformułowania zapisów i rozwiązania kwestii ustalania ekwiwalentu może mieć istotne znacznie w zakresie tego czy świadczenie podlega czy też nie podlega opodatkowaniu. Wobec zmienności interpretacji Urzędów Podatkowych warto również uzyskać korzystną dla siebie interpretację podatkową.

 

Warto wskazać także na informację Naczelnika III US w Bydgoszczy z 26.2.2004 r. (KD-415-5/04), tyczącą się interpretacji przedmiotowego zwolnienia:

„Kwota przyznanego ekwiwalentu za używanie telefonu komórkowego może być uznana za świadczenie zwolnione od podatku dochodowego, pod warunkiem właściwego udokumentowania faktu używania do pracy przez pracownika telefonu będącego jego własnością. Jednakże zwrot przez zakład pracy części poniesionych kosztów na rozmowy telefoniczne w postaci z góry określonego limitu nie stanowi ekwiwalentu za używanie przez pracownika własnego telefonu dla potrzeb pracodawcy”.

 

W przypadku, gdybyś potrzebował porady prawnej w w/w lub innym zakresie lub, też chciał zlecić poprowadzenie sprawy sądowej, w tym z odwołania od decyzji ZUS/KRUS lub o zapłatę przeciwko pracodawcy/z odwołania od wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę, zachęcam do kontaktu.