Trzy nowe zmiany w Kodeksie pracy – ważne dla pracodawcy (i pracownika)?

prawo_pracy_radca_prawny_szczecin_zus_prawo_rodzinne_prawo_spadkowe_skuteczny_prawnik

 

Wraz z 1 stycznia 2019 r. wchodzi w życie nowelizacja Kodeksu pracy, na czym zmiany mają polegać – o tym w niniejszym wpisie….

I. Zmiana sposobu wypłaty wynagrodzenia za pracę.

Dotychczas obowiązujące przepisy przewidywały zasadę zgodnie z którą wynagrodzenie za pracę powinno być co do zasady wypłacane do rąk własnych pracownika, a jedynie za jego zgodą na wskazany przez niego rachunek bankowy (co do zasady).

Praktyka prawa pracy zaś była taka, iż zazwyczaj wynagrodzenie uiszczane było na rachunek bankowy, gdyż pracownicy owe rachunki wskazywali.

Zgodnie z treścią znowelizowanego Kodeksu pracy obecnie zasadą ma być wypłata wynagrodzenia na rachunek bankowy wskazany przez pracownika, chyba, że pracownik złoży wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Jest to w mojej ocenie dobra, acz, niekonieczna zmiana. Wszak jeśli pracownik chciał by pieniądze wypłacane były mu na numer rachunku to ów rachunek wskazywał, i składał odpowiednie oświadczenie. Z drugiej strony, zmiana podąża za aktualnie istniejącą praktyką jaką jest wypłata wynagrodzenia na rachunek bankowy.

Co w przypadku, gdy pracownik nie poda numeru rachunku bankowego?

W takim przypadku zgodnie z przepisami przejściowymi pracodawca wypłaca wynagrodzenie do rąk własnych pracownika.

WAŻNE:

 Pracodawca, w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, informuje, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku: 1) podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo 2) złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.

Pracownik podaje pracodawcy numer rachunku płatniczego albo składa pracodawcy wniosek dotyczący dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy informacji.

Tekst ustawy nowelizującej dostępny jest tu.

 

II. Zmiany w zakresie prowadzenia akt osobowych.

Zgodnie ze znowelizowanym art. 94 ust. 9a) Kodeksu pracy pracodawca będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w postaci papierowej lub elektronicznej.

Możliwym jest przy tym dokonanie zmiany formy prowadzenie akt osobowych z papierowej na elektroniczną, co wymaga jednak tego by dokumentacja w formie cyfrowej została opatrzona  kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, potwierdzających zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Przejście z dokumentacji elektronicznej na papierowa jest prostsze. Wystarczy sporządzić wydruk i opatrzyć go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Dodatkowo zmianie ulec ma układ akt osobowych zamiast części A, B i C akta podzielone zostaną na części A, B, C i D. Nowa część D ma zawierać dokumentację związaną z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej, a jej dodanie ma ułatwić usuwanie z akt informacji o ukaraniu po zatarciu się kary. Zmianie ulegną również dokumenty przechowywane w poszczególnych częściach, z tym, że zmiany układu. W założeniu projektu nowelizacji nie będzie zachodziła konieczność dostosowania akt osobowych z wcześniejszych okresów (przed 1.01.2019 r.) do nowego schematu.

 

III. Zmiany w zakresie przechowywania akt osobowych.

Wydłużeniu ulega również okres przechowywania akt osobowych:

Którą należy przechowywać przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;”;
Pojawia się również kolejna niespodzianka dla pracodawców tj. art. 94(4) Kodeksu pracy zgodnie z którym

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca: 1) jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b; art. 947 stosuje się odpowiednio; 2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej; art. 947 stosuje się odpowiednio.

WAŻNE:

Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed 2019 rokiem ustala się na podstawie przepisów dotychczas obowiązujących.

Pracodawca w stosunku do pracowników, których stosunek pracy został nawiązany w okresie 1 stycznia 1999 r.  do 31 grudnia 2018 r. będzie mógł złożyć do ZUS tzw. raport informacyjny, dzięki czemu okres przechowywania skraca się do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Zgodnie z art. 4 us. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych:

raport informacyjny – zestawienie informacji dotyczące ubezpieczonego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4 (między innymi pracownicy) , który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., obejmujące:

a)dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r.,

b)dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 128), w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy,

c)dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189 i 2203), w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 88 tej ustawy,

d)dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1383, 1386 i 2120 oraz z 2018 r. poz. 138 i 357) – za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art, 32, 33 lub art. 184 tej ustawy,

e)dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 664 oraz z 2018 r. poz. 138) – za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury pomostowej na podstawie tej ustawy,

f)informację, czy w okresie zatrudnienia pracownikowi przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy z dnia 8 września 2000 r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje Państwowe” (Dz. U. z 2017 r. poz. 680 i 1529),

g)datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany;

Z punktu widzenia pracodawcy w szczególności tego, który planuje działalność w perspektywie co najmniej 50 letniej, oszczędność w zakresie braku konieczności przechowywania dokumentacji przez dalsze 40 lat może być znaczna. Chyba, że doczekamy się jakiegoś zwrotu akcji i nowej nowelizacji:)

 

Skrócenie okresu przechowywania akt ma być możliwe dzięki temu, że pracodawca będzie przekazywał do ZUS-u wszelkie informacje potrzebne do ustalenia i przyznania świadczenia z ubezpieczenia społecznego, m.in. świadczenia emerytalnego i rentowego, jak również, iż po zakończeniu stosunku pracy będzie wydawał pracownikom rozszerzone świadectwo pracy zawierające informacje potrzebne do tego, aby ZUS mógł przyznać odpowiednie świadczenia, a także zaświadczenie o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pracy u danego pracodawcy.

Ponadto, nowy art. 94(6) Kodeksu pracy, który zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2019 roku, stanowi, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

  1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub at. 94(5) par. 2 kp,
  2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) par. 2 kp,
  3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

Informacja przekazywana pracownikowi powinna być konkretna i zindywidualizowana.

 

Nie chciałbym być czarnowidzem, lecz zastanawiam się nad implikacjami tego, że akta osobowe po 10 latach, co do zasady zostaną ,,zmielone”. Wszak o sprawach związanych z emeryturą nie myśli się raczej, gdy wymienione jest dość odległą perspektywą. Co więc, gdy pojawią się – jak się wydaje w związku z czynnikiem ludzkim, nieuniknione błędy związane z dokumentacją czy to informacjami przekazywanymi przez pracodawcę? Brak akt osobowych być może będzie ważył na wysokości otrzymanego świadczenia. Dobrze więc już teraz skrupulatnie zbierać i weryfikować posiadane przez nas dokumenty, tak by w przyszłości móc się bronić przed ewentualnym zaniżaniem świadczeń.

 

Jeśli chciałbyś uzyskać poradę prawną, lub też zlecić poprowadzenie sprawy sądowej, reprezentowanie Ciebie w postępowaniu przed organami administracji, w w/w zakresie, lub w szczególności w sprawie przeciwko: ZUS, KRUS, lub Twojej jako pracownika, pracodawcy, w zakresie między innymi:

  • odwołania od decyzji ZUS, w sprawie: prawa do emerytury w tym prawa do emerytury z tytułu pracy w warunkach szczególnych, o rentę z tytułu niezdolności do pracy, rentę rodzinną, rentę szkoleniową, podleganie ubezpieczeniu społecznemu, niepodleganie ubezpieczeniu społecznemu, jako pracownik, zleceniobiorca, przedsiębiorca itd., w sprawie kwalifikacji umów o dzieło, o umorzenie należności ZUS, świadczenia przedemerytalne, uzyskanie prawa do układu ratalnego, o zasiłek macierzyński, zasiłek chorobowy, inne świadczenia z ZUS, Odwołania od decyzji KRUS, itp.
  • w sprawie z zakresu prawa pracy: z odwołania od wypowiedzenia umowy o pracę, odwołania od rozwiązania umowy o pracę, o wynagrodzenie za pracę, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, zapłatę odprawy, zapłatę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, sprostowanie świadectwa pracy, itp.

zachęcam do kontaktu, jak również zachęcam do zapoznania się z ofertą mojej Kancelarii w zakresie prowadzenia spraw: rodzinnych, spadkowych, z zakresu prawa rzeczowego.