Monitoring w zakładzie pracy – kiedy i na jakich zasadach?

adwokat_szczecin_radca_prawny_kancelaria_radcowska_kancelaria_prawna_skuteczny_prawnik_ZUS_prawo_pracy_porada_prawna_odwołanie_wcześniejsza_emerytura

Kwestia monitoringu doczekała się regulacji w prawie pracy, jednakże znaczna część zarówno pracowników jak i pracodawców nie posiada wiedzy odnośnie treści przedmiotowych przepisów, zachęcam więc zarówno do pogłębienia wiedzy w tym zakresie jak i jej pozyskania poprzez przeczytanie niniejszego postu…

 

Jakie rodzaju monitoringu można stosować?

Pracodawca może stosować:

  • monitoring wizyjny tj. nagrywanie obrazu,
  • monitoring poczty elektronicznej.
  • inne formy monitoringu pracowników np. kontrola aktywności pracownika w sieci Internet, rozmów telefonicznych, interakcji na infolinii, logowań w systemie GPS w samochodach służbowych, ewidencjonowania czasu pracy przy użyciu zautomatyzowanych narzędzi.

 

Czy trzeba informować o stosowaniu monitoringu?

Tak.  Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przez niego przyjęty, nie później niż na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem.

 

Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy, musi informować na piśmie, każdego nowo zatrudnionego pracownika o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu.

Ponadto pracodawca musi wyraźnie oznaczyć obszar objęty monitoringiem, powinien oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków graficznych lub ogłoszeń dźwiękowych. Czynność ta musi być wykonana przez pracodawcę nie później niż na dzień przed uruchomieniem monitoringu.

 

Gdzie można stosować monitoring wizyjny?

Pracodawca może wprowadzić nadzór w postaci monitoringu w zakładzie pracy lub wokół zakładu,

 

Należy wskazać, że kontrola produkcji za pomocą monitoringu nie powinna być utożsamiana z kontrolą sposobu wykonywania pracy przez pracownika

Monitoringu nie powinien być stosowany w miejscach nieprzeznaczonych do wykonywania pracy, tj. w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach, palarniach oraz miejscach udostępnianych organizacjom związkowym. Zakaz ten, z wyłączeniem miejsc udostępnianych organizacjom związkowym, nie ma jednak charakteru bezwzględnego,

Możliwym jest – w świetle przepisów – stosowanie monitoringu w w/w miejscach, gdy jest on niezbędny do realizacji założonego celu i nie naruszy godności oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Silne wątpliwości budzi kiedy wprowadzenie monitoringu w w/w miejscach miałoby zarazem nie naruszać godności i dóbr osobistych pracownika.

Kiedy można stosować monitoring wizyjny?

Pracodawca może wprowadzić przedmiotowy monitoring, gdy jest to niezbędne do:

  1.  zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;
  2.  ochrony mienia;
  3.  kontroli produkcji;
  4.  zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

 

Warto wskazać, że poprzez ochronę mienia należy jak się wydaje rozumieć mienie nie tylko pracodawcy lecz i innych osób/podmiotów.

Na pracodawcy spoczywa obowiązek wykazania – w przypadku kontroli, iż stosowanie monitoringu było uzasadnione.

 

Kiedy można monitorować pocztę pracownika?

Pracodawca może wprowadzić monitoring poczty, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Z tym, że przepis prawa pracy zabrania naruszania tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika – w konsekwencji pracodawca nie może zapoznawać się z całą korespondencją pracownika, gdyż mogłoby to naruszyć tajemnicę jego korespondencji.

W praktyce jak się wydaje pracodawca musiałby użyć programu, który mógłby filtrować wiadomości służbowe i prywatne. Niewątpliwie realizacja przedmiotowego przepisu rodzi istotne problemy praktyczne.

 

Jak długo można przechowywać zapisy monitoringu?

Okres przetwarzania danych osobowych pozyskanych za pomocą monitoringu wynosi nie więcej niż trzy miesiące, jednak w przypadku gdy nagrania stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin wskazany powyżej ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Jakie przepisy regulują kwestie monitoringu?

Kwestię monitoringu regulują przepisy Kodeksu pracy:

Art. 22(2)

1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).

11. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.2. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.3. Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.4. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w § 3 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.5. Po upływie okresów, o których mowa w § 3 lub 4, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.6. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.7. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.8. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o których mowa w § 6.9. W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

10. Przepis § 9 nie narusza przepisów art. 12 i art. 13  rozporządzeni 2016/679.

 

Art. 22(3)

1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).

2. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

3. Przepisy art. 222 par. 6 – 10 stosuje się odpowiednio.

4. Przepisy § 1-3 stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż określone w § 1, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1.

 

Mam nadzieję, że w/w informacje przybliżą trochę tematykę stosowania monitoringu.

 

SPRAW SĄDOWYCH I PRZED ORGANAMI ADMINISTRACJI

Jeśli chciałbyś uzyskać poradę prawną, lub też zlecić poprowadzenie sprawy sądowej, reprezentowanie Ciebie w postępowaniu przed organami administracji, w w/w zakresie, lub w szczególności w sprawie przeciwko: ZUS, KRUS, lub Twojej jako pracownika, pracodawcy, w zakresie między innymi:

  • odwołania od decyzji ZUS, w sprawie: prawa do emerytury w tym prawa do emerytury z tytułu pracy w warunkach szczególnych, o rentę z tytułu niezdolności do pracy, rentę rodzinną, rentę szkoleniową, podleganie ubezpieczeniu społecznemu, niepodleganie ubezpieczeniu społecznemu, jako pracownik, zleceniobiorca, przedsiębiorca itd., w sprawie kwalifikacji umów o dzieło, o umorzenie należności ZUS, świadczenia przedemerytalne, uzyskanie prawa do układu ratalnego, o zasiłek macierzyński, zasiłek chorobowy, inne świadczenia z ZUS, Odwołania od decyzji KRUS, itp.
  • w sprawie z zakresu prawa pracy: z odwołania od wypowiedzenia umowy o pracę, odwołania od rozwiązania umowy o pracę, o wynagrodzenie za pracę, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, zapłatę odprawy, zapłatę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, sprostowanie świadectwa pracy, itp.

zachęcam do kontaktu, jak również zachęcam do zapoznania się z ofertą mojej Kancelarii w zakresie prowadzenia spraw: rodzinnych, spadkowych, z zakresu dochodzenia roszczeń (windykacji).